6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 15. Maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerinin ihlali halinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun inceleme yapma yetkisi bulunmaktadır. Kurum bu yetkisini şikâyet üzerine ya da resen kullanabilmektedir.
- Resen İnceleme
Resen inceleme, Kurum’un haberdar olduğu bir olay ya da olgu karşısında kendiliğinden harekete geçerek inceleme başlatabilmesi anlamına gelmektedir. Bu durum, ilgili kişilerin şikâyette bulunmamasına ve hatta ilgili ihlalden haberleri dahi olmamasına rağmen Kurum’un hak ihlallerini engelleyebilmesini sağlamaktadır.
- Şikâyet Üzerine İnceleme
Kuruma şikâyette bulunulabilmesi için öncelikle veri sorumlusu olan karşı tarafa başvuru yapılması gerekmektedir. Veri sorumlusunun başvuruyu reddetmesi ya da verdiği cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap vermemesi durumunda kişinin KVKK’ya şikâyette bulunabilmektedir. Yapılacak şikâyet ile konu, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nda görüşülmekte ve incelemesi sonucunda karara bağlanmaktadır.
Kişiler Kurum’a ihbar ve şikayetlerini dilekçe yolu ile iletebilecekleri gibi https://www.kvkk.gov.tr/ adresinde bulunan “Şikâyet Modülü”nü kullanarak internet üzerinden de başvuruda bulunabilir. İnternet üzerinden başvuruda bulunabilmek için e-Devlet şifresi gerekmektedir.
b.1. Kurula Yapılacak İhbar ve Şikâyetlerin Taşıması Gereken Şartlar
- İhbar veya şikâyetin bir konuyu içermesi gerekmektedir.
- İhbar veya şikâyete konu edilen olay yargı mercilerinin görev alanına girmemelidir. Örneğin, kişi uğradığı zararın tazmini için yargı mercilerine başvurmuşken aynı talep ile KVKK’ya başvurması halinde başvurusu dikkate alınmayacaktır.
- İhbar ve şikâyet başvurusunda başvuru sahibinin adı-soyadı, imzası ve iş ya da ikametgâh adreslerini içermesi gerekmektedir.
- Kişiler KVKK’ya başvurmadan önce haklarını kullanma konusunda veri sorumlusu olan karşı tarafa başvuru yapmalıdır. Bu başvuru yapılmadan KVKK’ya şikayette bulunmak mümkün değildir. İlgili kişi veri sorumlusu olan karşı taraftan gelen cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 (otuz) gün içinde Kurum’a şikâyette bulunabilir. Her durumda veri sorumlusu olan karşı tarafa başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış gün) içinde ilgili kişinin şikâyette bulunabilmesi mümkündür.
b.2. Kurulun İnceleme Süreci Konusundaki Yetki ve Yükümlülükler
Kurum, şikâyet veya ihbarları incelerken veri sorumlularından gerekli tüm bilgi ve belgeleri talep edebilme yetkisine sahiptir. Kurum’un ayrıca yerinde inceleme yapma yetkisi de bulunmaktadır. Bu kapsamda veri sorumlularının, yerinde inceleme yapılmasına imkân sağlama ve talep edilen bilgiler ile belgeleri 15 (on beş) gün içerisinde Kurum’a gönderme yükümlülükleri bulunmaktadır. Yalnız devlet sırrı niteliğindeki bilgi ve belgelerin veri sorumlusu tarafından Kurum’a sunulmasına izin verilmemektedir.
Kurum, telafisi güç veya imkânsız zararları doğabilecek ya da açıkça hukuka aykırılık teşkil eden durumlarda, inceleme süreci tamamlanmadan veri işlenmesinin veya verinin yurt dışına aktarılmasının durdurulmasına karar verebilmektedir.
Kurum’un 60 (altmış) günlük süre içinde ilgili kişiye cevap vermesi öngörülmektedir. Söz konusu süre içinde kişiye cevap verilmemiş ise talep reddedilmiş sayılacaktır. Altmış günlük süre sınırlaması, ilgili kişilerden Kurum’a gelen taleplere uygulanmaktadır. Kurum’un resen başlattığı incelemelerde herhangi bir süre sınırlaması öngörülmemiştir.
b.3. Kurumun Yapacağı İncelemenin Sonuçlandırılması
Kurum, yaptığı inceleme neticesinde kişisel verilerin korunması hakkının ihlal edildiği sonucuna varması halinde, hukuka aykırılıkların veri sorumlusu tarafından giderilmesine karar vererek bu kararı taraflara tebliğ edecektir. Kararın gereklerinin kararın tebliğ tarihinden itibaren gecikmeksizin ve en geç 30 (otuz gün) içinde yerine getirilmesi gerekmektedir.